Hvert år har vi mange flinke og engasjerte frivillige som bidrar til å lage jazzfestival i Bodø. Som frivillig under Bodø Jazz Open er du festivalens ansikt utad. Det er deg publikum og musikere møter først under festivalen, og sammen skal vi ta vare på alle våre gjester på best mulig måte.
Dessuten får du nye venner, flotte konsertopplevelser og lærer en hel del om det å arrangere kulturopplevelser.
Det er mange ulike oppgaver å velge mellom, under finner du oversikten.
KONSERTANSVARLIG
Har det øverste ansvaret på spillestedet. Må derfor sette seg inn i hvordan konsertstedet fungerer; innslipp av publikum, nødutganger, hvor det skal være billettsalg, hvor det er backstage, sikkerhet for artister osv. Er koordinator mellom alle involverte i konserten; artistansvarlig/artist, teknikere, spillestedets ansvarlige, vakter, bartendere, billettselgere og garderobevakter. Koordinerer dialogen mellom disse, og formidler videre beskjeder dersom det er endringer.
Oppgaver:
• Har oversikt over kjøreplaner og avtalte ridere.
• Møter opp før artistens get in, og klargjør lokalet til lydsjekk. Koker kaffe/te og klargjør backstage i samarbeid med artistvert.
• Setter seg inn i spillestedets rutiner for sikkerhet og brann, og videreformidler til andre frivillige på jobb hvordan disse fungerer.
• Fordeler billettvakter og garderobevakter når de ankommer, og sørger for at de frivillige får pauser og rullerer oppgaver underveis i arrangementet.
• Har overoppsynet med konsertsalen før, under og etter konsert, og ser til at ting foregår som planlagt.
• Sørger for at artisten følger oppsatt tidsskjema og går på scenen til avtalt tid.
• Sørger for at lokalet blir ryddet etter endt arrangement, slik at det er klart til neste dag. Dette gjelder også backstageområder.
ARTISTVERTER
Er artistens kontaktperson fra ankomst til avreise, og følger oppsatte kjøreplaner for artistens opphold på festivalen. Skal legge til rette for at artisten trives godt på BJO og dermed gjør en ekstra god konsert!
Oppgaver:
• Sjekker inn artistene på hotellet før ankomst.
• Blir med oppsatt transport ut på flyplassen for å møte artistene. Er velkomstkomité på flyplassen og overleverer konvolutt med akkreditering, kjøreplan, lunsj- og middagsbonger og annen festivalinfo.
• Er tilgjengelig for artisten under oppholdet, og gir artisten sitt mobilnummer.
Videreformidler spørsmål fra artist til ledelsen dersom man ikke kan svare selv.
• Gjennomgår kjøreplan med kontaktperson for bandet og sjekker at alt er ok i forhold til avtalte tider for get-in, lydsjekk, lunsj, middag og avreisetidspunkt.
• Melder inn transportbehov til transportansvarlig dersom det dukker opp ønsker som ikke er avtalt på forhånd.
• Ordner til backstage for artistene i samarbeid med konsertansvarlig på spillested.
Gir artistene beskjed om hvor lenge de kan være backstage, og hjelper til med rydding av backstage etter endt arrangement.
• Gir beskjed til festivalledelsen dersom det er endringer underveis.
• Bidrar til at artistene får et fantastisk opphold på BJO.
BILLETTVAKTER/GARDEROBE
Er ansvarlig for innslipp av publikum på de forskjellige spillestedene. Hjelpe til med at salg av billetter og innslipp av publikum går raskt og enkelt, og at publikum får en god mottakelse når de kommer til konsert. Betjening av garderobe der dette er tilgjengelig.
Oppgaver:
• Scanner billetter som publikum har kjøpt på internett.
• Selger billetter dersom det er flere ledige igjen.
• Kan festivalens regler for gjester, frivillige, artister og presse.
• Klargjør, organiserer og passer garderoben på de stedene hvor vi har det.
• Har oversikt over arrangementet og kan svare på spørsmål fra publikum om f.eks konsertstart, hvilke artister som spiller, hvor toalettene er og når arrangementet er slutt. Spør konsertansvarlig dersom du er usikker på noen av disse tingene.
SJÅFØRER
Utfører de kjøreoppdragene som blir gitt av transportsjef. Benytter festivalens egne biler. Må være tilgjengelig på telefon innenfor det tidsrom som er avtalt.
Oppgaver:
• Henter og bringer artister til avtalt tid og sted.
• Assisterer artister med bagasje inn og ut av biler (en neve 10-ere kan være lurt å
ha til bagasjetraller på flyplassen).
• Avtaler henting av bilnøkler med transportsjef og parkerer festivalens biler på avtalt sted, og gir beskjed til transportansvarlig når oppdraget er utført.
• Kjører trygt og pent, innenfor fartsgrensene, og parkerer kun på lovlige plasser.
• Holder bilen ren og fin, og rydder med seg evt søppel før man forlater bilen.
RIGG/BÆRING
Assisterer lydfirmaets og konsertstedets personell med bæring og rigging på de spillestedene hvor dette er et behov. Bidrar til rigging og transport av utstyr. Gjelder også omrigg mellom konserter. Er klar for ad-hoc rigge-oppgaver underveis i festivalen.
Oppgaver:
• Mottar riggeoppdrag fra riggegruppas teamleder.
• Utfører disse raskt og effektivt, og med fokus på riktig løfteteknikk og sikkerhet.
• Er fleksibel og tålmodig i forhold til arbeidsoppgaver og oppdrag.
MATLAGINGSGRUPPA
Uten mat og drikke, duger BJOs frivillige ikke. Matgruppa har ansvaret for å smøre mat til artister og frivillige gjennom festivalen, i tillegg til å dandre fruktfat og lage annet godt som frister slitne festivalarbeidere og sultne artister. En egen innkjøpsgruppe sørger for å handle inn det som behøves.
Oppgaver:
• Smøre mat på bestilling til artister og frivillige.
• Lage til fruktfat og annet godt som bringes ut til garderober og frivillige.
INNKJØP/SERVICE
Ansvarlig for innkjøp av mat og drikke til artister og frivillige. En del av arbeidet gjøres i forkant av festivalen, men det er også behov for innkjøp/service daglig mens festivalen pågår.
Oppgaver:
• Utføre innkjøp av mat og drikke til festivalens artister og frivillige.
• Utføre service ovenfor frivillige på jobb.
• Håndtere ad-hoc oppgaver underveis.
RUNNERE
Være tilgjengelig etter oppsatt vaktplan for leveringsoppdrag rundt i byen. Bringe ut mat eller utstyr (plakater, roll.up, osv) og hente dette inn igjen. Både kjøkkenet og festivalkontoret har behov for at noen leverer ut utstyr og henter dette inn igjen. God trim! :)
Oppgaver:
• Planlegge alt salg av merchandise, dvs skaffe til veie oversikt over hva som skal selges.
• Forberede stand på konsertsted for salg av merch.
• Gjennomføre salg før konsert og etterpå. Ta oppgjør med artist, gjøre varetelling og pakke ned stand.
• Holde kontroll på varelager underveis.
ADMINISTRASJON
Hjelpe til i administrasjonen med akkreditering, klipp og lim, henge opp infomateriell, håndtere utdeling av materiell til frivillige og artister.
Oppgaver:
• Betjene skranken på festivalkontoret.
• Hjelpe til med akkreditering.
• Utføre kontorarbeid.
PR/MARKEDSFØRING
Bidra med festivalens markedsføring siste ukene før festivalen starter. Dele ut festivalavis på byens kaféer og oppholdssteder (dette skjer i desember), henge opp plakater og dele ut flyere. Bidra med klargjøring av spillesteder slik at publikum ser at dette er en scene i Bodø Jazz Open.
Oppgaver:
• I forkant av festivalen være med å spre PR-materiell i byen.
• Dele ut festivalavis og klargjøre spillesteder med informasjon om festivalen og konsertene.
Når du er på jobb som frivillig for BJO ønsker vi at du:
- Er serviceinnstilt og i godt humør.
- Er edru og fokusert på jobb.
- Møter opp til avtalt tid og sted, og gir beskjed dersom du blir forsinket.
- Svarer på spørsmål, og henviser til administrasjonen dersom det er noe du ikke kan svare på.
- Kan programmet til festivalen og vet hvem som spiller hvor og når, men trenger ikke være jazzekspert.
- Har det trivelig på jobb og er med på å skape god stemning for musikere, gjester og frivillige :)
Som et minimum må man ha to vakter i løpet av de fire dagene festivalen gjennomføres.
FRIVILLIGREGISTRERING
Sørg for at du har lest igjennom rollebeskrivelsene og våre forventninger til deg før du fyller ut registreringsskjemaet! :-)
